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全程会议策划和接待 洛阳会议室安排

全程会议策划和接待 洛阳会议室安排

2045位游客关注
门市价:
800
欣欣价:
700
会议品种:
洛阳会议
会议类型:
会议策划
服务区域:
洛阳



预订时请声明是从欣欣旅游网看到本条线路的,即可享受优惠价!

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最后更新:2018-03-28

       我公司在承办会议方面积累了丰富的实际工作和实际操作经验,以自己票务和宾馆合作等方面独有的优势,使您的会议工作轻松便捷、有条不紊;使您可以更专心自己的工作,不必为会议的琐事而分心劳神,而且还会将会议举办得更加圆滿和精彩,取得意想不到的收获!

会议策划简介:

1、提供多家星级大酒店由您选择,价格优惠。
2、会场(或分会场)的选择和预定,会场的设计和布置(会场内外气氛的渲染和烘托,横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等)以及各种设备的摆放。
3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。
4、礼品策划、设计、样品提供和制作。
5、设备:会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。
6、翻译:各类外语语种的口译、笔译服务。
7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。
8、提供会议所需各类信息。
9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。
10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单,根据要求进行调整,协助选择和推荐不同的用餐地点。
12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。
13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线,并根据参会人员的喜好,协助安排各种休闲活动。
14、报到同时有专人登记和办理返程火车票和飞机票预定。


 会议接待程序:

1、 我们倡导商务会议的全新概念,积极为合作客户提供最高效、优质、周到的服务,可以根据客户需求,灵活安排会议规模、费用,提供活动整体策划方案,以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。
2、 我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择,为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置,为客户提供相应的媒体支持。
3、会议期间,会根据客户的需求,在会议举办地进行媒体宣传,灵活操作,使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。
4、我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场地点,并提前为您预约。
5、我们将为您提当地大酒店3-7优惠价格的预定服务,并完全考虑您的要求,为您推荐适合您需要的酒店以及楼层。
6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员,与各星级酒店都有协议关系,可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。
7、无论在当地哪里举办会议,我们都会有专业人员24小时为您服务,包括从开始的预定酒店到最后订票送站,我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。
8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生产一条龙服务,我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等,为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产,并将根据您的需求,提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位置。

 

会议接待内容

 

【接待类别】:
    各科研机构、机关、学校、各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班、企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、经销商会议、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。


【接待人数】:    不限。


【会议参考】:
    ( 1 )、会议酒店范围:
    二星级酒店(★★)、三星级酒店(★★★)、四星级酒店(★★★★)、五星级酒店(★★★★★)。
    ( 2 )、会议室范围:
    根据需要可提供 5 人以上的会议室或报告大厅。
    ( 3 )、会议用餐范围:
    25 元 / 人 / 天 --180 元 / 人 / 天,多种标准供选择。
    ( 4 )、会议用车范围:
    丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车,任你们选择。
    ( 5 )、会议接站及用车:
    专车将全天接站 , 优惠价格提供会议期间用车服务。
    ( 6 )、会议票务:
    免费代订往返程飞机票,代订返程火车卧铺票。
    ( 7 )、旅游考察安排:
    提供多条考察线路,优惠价格安排参会代表的会后考察活动。
    ( 8 )、会议娱乐及活动:
    协助会议期间的各项娱乐活动,回答客户的咨询并提供实惠选择的建议!
    ( 9 )、会议礼品:
    向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等,做好会议礼品的解说与建议工作。
备 注:以上为一般性的会议范围,具体的会议、会展、活动,具体建议,具体策划、具体协商。


会议接待流程
一:会议资料准备

     1:会议资料由贵公司提供,其中文字资料,由承办单位按会务组要求根据参会

人数印制。

     2:会议资料(主办单位提供)

     3:领导发言稿(主办单位提供)

     4:《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。

     5:项目执行情况资料(主办单位提供)

     6:展板所属图片(主办单位提供)

     7:广告牌高计稿

     8:欢迎布标、会议室布标

     9:会议礼品(按参会人数准备)

    10:会议代表证

    11:会议用餐券

    二:设备及设施准备

     1:投影仪、多媒体电脑一台

    2:广告牌按设计稿制作好,根据要求准备

    3:会议室一间(根据入会人数)

    4:车辆准备

    5:麦克风3只

    6:订制领导座次牌(名单由主办单位提供)

    7:会议形式:座谈及课桌形式

    8:照相机一台

    9:摄影机一台、由专业人员操作

    三:会前准备工作程序

     1:根据会务组要求,代表报到前两天,会议室会场布置(或分组讨论)(会标、

广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按

部落实到位。

     2:据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房

间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水

果种类及特殊安全保卫工作。

    3:提前两天检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及

服务到位情况。

    4:提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、

商家展板及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄

影、摄像设备,人员的准备。

    5:与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全

隐患的发生。

    6:成立生活服务组,避免个别代表发生高原反应,联系就诊。

    7:在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。

     四:会议其它费用开支预算

     1:代表证:2--5元/张

     2:广告牌:万通板,1米X2米板17元/块;会议室主席台背景1.9米X5.7米,需

用万通板6板;徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元

     3:展板:根据你方要求,由我方代办,费用按时结算。

     4:临时用车:别克商务车,现在瑞风商务车,桑塔那,11座金杯车

     5:宴会标准(由贵公司订标准)

     6:水果

     7:纪念品

     8:资料打印、复印

     9:照相、摄像

     10:其它

     五:会场布置

     1:布标

     2:按会议规定的摆防形式及要求布置好会场

     3:设立会务人员发放会议用品及文件

     4:确定会场摄影点和时间

     六:人员安排

     1:根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员,财务人员,票务,考

察咨询,引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)

     2:会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务

     3:摄影组:根据会议需求安排摄影人员

     4:车辆小组:根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小

组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行,就餐、会见等活动

的车辆。

     5:旅游接待小组:根据参加考察人数安排每车一位优秀导游,负责代表的服务

     6:生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表

会议期间的生活服务

     七:发票的开据

    在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要,开据的正式发

票及酒店的住宿发票。

     八:会议接站

     1:会议报到当天,安排全天候接站,机场设立两块醒目接站牌,一块设在正门

出站口,一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目接站牌。

    2:人员及车辆安排

    1):人员:机场设1-2人、(领导、专家除外)

    2):接站车辆:根据会务组要求派车

    3):领导、专家由会务组统一安排,根据航班、车次,派专人专车接送,需要

送花、护照的提前安排,保证准确安全接待。

     九:会议报到

     1:在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”

     2:报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。

     3:提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及时妥善处理好代表要求。

     4:根据会务组要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券

     5:代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李寄存

     6:当天打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表

     7):会务组24小时有专职会议,随时接待安排参会代表

    十:会议期间

     1:要求酒店落实叫早服务

     2:准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行

     3:会议室布置情况落实

     4:安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记

     5:及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈

     6:与酒店 公司财务人员协调好票据的开取

     7:准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

    十一:会议考察

      1、代表的安全问题

      1)、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。

      2)、考察的整个行程中,我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。

      3)、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。

      4)、我中心承诺确保代表返程机、车票,并根据返程时间及方向分批送行,取保顺利返程

      十二:会议结束工作

       1:会议结算

       1):我方向会务给出书面报告,交会务组审核。并列《会议结算清单》,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支,我方承诺快捷、准确无误

      2):向会务组提供所需发票

      3):返还会务组附加的会议利润

      4):我方本着多年的办公经验,为会务组在各项费用开支中,争取最大的利益

     2:会议返程

      1):我方根据代表返程机、车票时间及方向,分批送站,我方承诺确保代表顺利返程

      2):我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务,并向会务组赠送特色精美礼品

      3):我方向代表全面征求意见,了解此会议的满意程度,并向会务组反馈

咨询热线:13503790240 0379-64859100

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